1. 電子檔案的范圍和內(nèi)容
電子檔案是指將用人單位的人事檔案材料通過(guò)掃描或其他方式形成的電子圖像文件，包括個(gè)人基本信息、政治面貌、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱(chēng)資格、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分情況等。
2. 電子檔案的管理方式
電子檔案按照用人單位檔案管理權(quán)屬實(shí)行集中統(tǒng)一管理。由用人單位專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的接收、保管、調(diào)閱和利用，不得擅自轉(zhuǎn)讓或復(fù)制。
3. 電子檔案的接收
用人單位應(yīng)及時(shí)接收職工的人事檔案材料，并將其轉(zhuǎn)為電子檔案。接收時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行掃描或轉(zhuǎn)換，確保檔案材料的完整性和可讀性。
4. 電子檔案的保管
電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。用人單位應(yīng)建立健全電子檔案保管制度，確保電子檔案的安全、完整和有效利用。
5. 電子檔案的調(diào)閱
用人單位應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限調(diào)閱電子檔案。調(diào)閱時(shí)應(yīng)出具調(diào)閱手續(xù)，并對(duì)調(diào)閱記錄進(jìn)行登記。調(diào)閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將電子檔案歸還。
6. 電子檔案的利用
電子檔案可用于人事管理、工資福利、職務(wù)晉升、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁等方面。用人單位應(yīng)合理利用電子檔案，為職工提供便捷高效的服務(wù)。
7. 電子檔案的銷(xiāo)毀
電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。用人單位應(yīng)建立電子檔案銷(xiāo)毀制度，規(guī)范銷(xiāo)毀程序，確保電子檔案安全銷(xiāo)毀。
魯人社規(guī)〔2019〕2號(hào)
各市人力資源社會(huì)保障局，省廳各處室、直屬單位：
現(xiàn)將《山東省人力資源社會(huì)保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
山東省人力資源和社會(huì)保障廳
2019年1月17日
山東省人力資源社會(huì)保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）
總則
第一條為規(guī)范電子檔案管理，明確電子檔案效力，為網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)提供支撐，制定本辦法。
第二條本辦法適用于人力資源社會(huì)保障部門(mén)、申請(qǐng)人（含公民、法人、其他組織）在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理（涉密檔案除外）。
第三條電子文件是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。
電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
第四條人力資源社會(huì)保障部門(mén)按照規(guī)范形成的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。
第五條人力資源社會(huì)保障部門(mén)辦理公民、法人和其他組織的申請(qǐng)事項(xiàng)時(shí)，可以通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認(rèn)的證明文件，不再另行要求申請(qǐng)人提供內(nèi)容相同的證明文件。
第六條通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認(rèn)的證明文件，視為符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求。法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。
第七條電子文件歸檔和電子檔案管理工作分工如下: